Ja, Collaboration ist sexy! Doch oft blockiert Silodenken die Zusammenarbeit

Wie können Organisationen Silodenken nachhaltig überwinden, um wirklich collaborativ zu arbeiten? 

Silodenken ist ein Synonym geworden für Kästchendenken, Bereichsegoismen, Abschottung und „wir gegen die anderen“. Es hemmt die bereichsübergreifende, unternehmensweite Kooperation, und es macht Unternehmen träge, denn statt ergebnisorientiert zusammenzuarbeiten, heißt es dann: “Dafür sind wir nicht zuständig!“ Silodenken befördert das Reden übereinander, das meist wenig wertschätzend ist und es vergiftet die Unternehmenskultur. Gegenseitiges Abwerten verbreitet eine destruktive Stimmung, und das ist das Gegenteil von Motivation und Kooperation. Und Silodenken kostet Zeit und Geld. Denn gegenseitiges Abschotten ist anstrengend, Fehler bzw. Unvorhersehbares werden vertuscht, alle arbeiten mit unvollständigen Informationen, und es braucht unnötig viele und langatmige Meetings, um überhaupt etwas voranzubringen.

Deswegen verwundert es nicht, dass Unternehmen Silodenken überwinden möchten. Collaboration ist das neue Zauberwort, Zusammenarbeit in Netzwerken wird angestrebt, und ja, die Projektarbeit soll endlich zum Laufen kommen. Alle wollen raus aus den Silos, wollen bereichs- und sogar unternehmens­übergreifend kooperieren und gemeinsam exzellente Ergebnisse erzielen. Und Abteilungsgrenzen einfach überwinden. Aber ganz so einfach ist das nicht. 

Schließlich wurde Silodenken über Jahrzehnte systematisch in der arbeitsteiligen Organisation angelegt, und es hat geholfen, Zuständigkeiten klar zu machen:

  • „Dafür sind wir nicht zuständig, das macht bei uns das Controlling“
  • „Wir können noch nicht produzieren, weil die AV ein paar Probleme hat, die sie nicht lösen kann“ 
  • „Wir würden das Produkt ja gerne verkaufen, aber die Entwicklung behauptet, das ist nicht machbar, und außerdem haben wir nicht genügend Entwicklungskapazitäten“
  • „HR schafft es einfach nicht, uns geeignete Bewerber zu präsentieren. Unser Bewerbungsprozess ist sowas von umständlich“
  • usw.

Und da jeder Bereich seine eigenen Ziele hat, wird versucht, diese zu erreichen, auch zum Nachteil des Gesamtergebnisses.

Daneben gibt es eine Vielzahl menschliche Vorbehalte, die sich mit der Zeit angesammelt haben:

  • Abteilungsleiter A und B konnten noch nie gut miteinander
  • Projektleiter C spricht seinem Vorgesetzten die fachliche Kompetenz weitgehend ab
  • Schon seit Jahren führen die Teams D und E getrennt voneinander Weihnachtsfeiern durch. Warum, weiß niemand. War schon immer so!
  • Team F fühlt sich gegenüber Team G als „Team zweiter Klasse“, sie haben die minderwertigen Aufgaben, fühlen sich als Zuarbeiter. Wenn jemand nach Team G versetzt wird, gilt das als Degradierung. In den gemeinsamen Meetings und bei Gesprächen in der Kaffeeküche wird dem anderen Team konsequent der schwarze Peter zugeschoben
  • usw.

Doch in einer Welt, in der Themenstellungen immer herausfordernder werden, ist Silodenken definitiv zum Hemmschuh geworden. Märkte sind volatil und unsicher, Themenstellungen werden immer komplexer, Entscheidungen sind selten unumstritten, die Situation ist ambivalent. Die Welt von Unternehmen, Führungskräften und Mitarbeitern ist VUKA geworden. VUKA steht für volatil, unsicher, komplex, ambivalent. Und VUKA braucht neue Arbeitsformen! Collaboration wird zum Muss. Denn Silodenken kostet Geld, und das jeden Tag!

Collaboration ermöglichen, Silodenken überwinden

Was tun? In mehreren Change Projekten zum Überwinden von Silodenken haben wir folgende Erkenntnisse gewonnen:

Zunächst das Wichtigste: Not one size fits all! 

Das Überwinden von Silodenken ist bei uns ein individuell konzipiertes Change Projekt, das aus mehreren Schritten besteht:

1. Definieren der Ausgangssituation – von wo starten wir?

Die Barrieren für exzellente und ergebnisorientierte Zusammenarbeit werden herausgearbeitet, z. B. in Workshops oder Interviews mit den wesentlichen Stakeholdern (Führungskräfte, Mitarbeiter, Projektleiter usw.)

Daraus entsteht dann ein gemeinsames Bild, im Sinne von: Da stehen wir also! Und wir wissen jetzt schon ein wenig, wie es uns recht gut gelingt, Kollaboration zu verhindern oder zu erschweren

Dies gemeinsam zu formulieren, erfordert Fingerspitzengefühl und ein systemisches Verständnis von Organisationen. Es geht nicht darum, Schuldige zu benennen, sondern Kommunikationsmuster und Glaubenssätze bewusst zu machen. Und die wirtschaftlichen und persönlichen Folgen für alle aufzuzeigen

2. Definieren der Zielsetzung – was wollen wir erreichen und welchen Nutzen werden wir davon haben?

Das gemeinsame Definieren des Zielzustands und das Herausarbeiten des Nutzens für alle ist ein wichtiger Schritt, der die Motivation erzeugt bzw. erhöht, an der Überwindung der identifizierten Barrieren zu arbeiten. 

3. Konzeption und Umsetzung verschiedener Maßnahmen, z. B.

  • Verstehen und Erforschen der Gründe für das Silodenken. Umformulieren destruktiver Mechanismen in konstruktive Regeln der Zusammenarbeit
  • Auflösen gegenseitiger Vorbehalte durch individuelle Klärung 
  • Gemeinsame Zieldefinition und Schnittstellen-Klärung zwischen den Silos
  • Erleben von Silodenken durch gruppendynamische Übungen mit Reflexion und Transfer in den Alltag
  • Konfliktmanagement bzw. Mediation
  • Definition der zukünftigen Zusammenarbeit – Konkretisieren von Verantwortung, Rollen, Prozessen usw.
  • Herausarbeiten, wo Einzelne oder Teams mit einer Aufgabe überfordert sind. Häufig kann man feststellen, dass Einzelne oder Teams den gewachsenen Anforderungen der VUKA-Welt nicht gewachsen sind und die Organisation das nicht erkannt hat
  • Einführen von Meeting-Regeln
  • Trainings zu identifizierten Defiziten, z. B. Projektmanagement, Kommunikation, Fachthemen
  • Einführen neuer Arbeitsformen, z. B. das unbürokratische Bilden von interdisziplinären Teams zu definierten Themenstellungen
  • Anbringen eines Collaboration Boards, an das jeder Mitarbeiter Themen anpinnen kann, die aus seiner Sicht angepackt werden müssen. Verpflichtung der Führungskräfte, sich um alle angepinnten Themen zu kümmern
  • Individuelle Coachings

4. Laufendes Projekt-Controlling / Retrospektiven

Ein Change Projekt zum Überwinden von Silodenken ist immer ein agiles Projekt. Nach jedem Schritt, nach jeder Maßnahme, wird die Wirksamkeit überprüft. Dabei ist es wichtig, kurzfristig die Reaktion der Beteiligten einzuholen (Akzeptanz, vermutete Wirksamkeit) und mittelfristig die Auswirkung im System zu überprüfen. Dabei kann es sein, dass neue Maßnahmen erforderlich sind und geplante Schritte überflüssig werden, weil das Ergebnis schon eingetreten ist oder der Schritt sich nicht mehr als wirksam darstellt.

5. Abschluss und Ausblick

Nochmalige Betrachtung des Projektverlaufs:

  • Wo stehen wir jetzt, was ist anders als zu Beginn des Projekts?
  • Was sind unsere Lessons Learned? 
  • Welche Maßnahmen haben sich bewährt und wie wollen wir sicherstellen, dass sie beibehalten werden?
  • Wie haben wir uns als Personen weiterentwickelt? Welche Glaubenssätze haben wir überwunden? Wie denken wir jetzt übereinander?
  • Was ist noch zu tun? Wie packen wir das an?
  • Feiern des Erfolgs

Fazit: Silodenken ist mächtig, aber überwindbar

Keine Frage, Silodenken ist mächtig. Das wischt man nicht mal eben so weg. Es ist Teil der Identität der darin arbeitenden Menschen geworden. Doch oftmals erleben wir in unseren Projekten, dass letztlich alle Beteiligten dieses Abschotten und die damit verbundenen negativen Glaubenssätze überwinden wollen. Sie wissen nur oft nicht, wie. Wir sehen es deshalb als unsere Aufgabe als Berater an,

  • den Beteiligten zu einem tieferen Verständnis des Silodenkens zu verhelfen
  • sie beim Erarbeiten von Ideen zum Überwinden des Silodenkens zu begleiten
  • Maßnahmen aus unserem Erfahrungshintergrund heraus anzubieten
  • Persönlichkeitsentwicklung zu ermöglichen
  • Festgefahrene Organisationskonflikte bearbeitbar zu machen und zu lösen
  • Neue Glaubenssätze, Arbeitsformen, Regeln und Rollen zu implementieren helfen

In den vergangenen Jahren haben wir unsere Kunden in mehreren Change Projekten zum Überwinden von Silodenken begleitet. Jedes Mal freuen wir uns zu sehen, wie nach dem Niederreißen von Mauern die Arbeit für alle motivierender, effektiver und effizienter wird. Für persönliche Referenzen sprechen Sie uns gerne an.

Herzlich,
Gudrun Kreisl

Möchten Sie mehr erfahren zum Thema „Silodenken überwinden“?

Rufen Sie uns einfach an unter +49 9126 289692 oder schreiben Sie uns: mail@gudrun-kreisl.de